Quand les solutions collaboratives deviennent indispensables au télétravail

Depuis déjà plusieurs années, le télétravail séduit de plus en plus de salariés. Flexibilité des horaires, gain de temps, autonomie et travail à domicile, cette nouvelle tendance offre aux employés d’innombrables avantages. En revanche, la qualité des outils de télétravail mis en place est déterminante pour mener à bien cette toute nouvelle organisation du boulot.

Pour cette raison, chaque télétravailleur doit pouvoir facilement accéder aux documents de l’entreprise, d’où la nécessité du partage de fichiers via VPN. De ce fait, quelle que soit la position géographique de l’employé, celui-ci doit disposer des outils collaboratifs qui lui permettront de communiquer efficacement avec son équipe.

Actuellement, face à la propagation du coronavirus, les entreprises encouragent vivement leurs employés à passer à cette nouvelle approche qu’est le télétravail. Pour accompagner ces équipes, beaucoup d’outils collaboratifs performants leur sont proposés par les éditeurs. Découvrez donc ces derniers !

Comment les solutions collaboratives influencent-elles les stratégies du télétravail ?

Dès que les entreprises ont commencé à adopter le télétravail, le gouvernement a suivi en prenant les mesures nécessaires pour faciliter cette pratique pour les salariés. Néanmoins, tous les employés qui se lancent dans le télétravail ne réussissent pas forcément.

Pour arriver à mettre en place cette solution, chaque entreprise doit impérativement établir une stratégie efficace en plusieurs étapes.

Déterminer le profil des employés aptes au télétravail

D’une entreprise à une autre, les critères requis pour exceller dans le télétravail varient. C’est donc au chef d’entreprise de juger si tel ou tel employé est en mesure de rester productif et d’assurer son poste à distance.

De plus, il faut aussi savoir que tous les métiers ne sont pas adaptés au télétravail. Certaines tâches nécessitent obligatoirement la présence du travailleur au niveau de l’entreprise.

Définir les horaires du travail à effectuer à distance

Quand une entreprise désigne un salarié pour faire du télétravail, celui-ci ne va pas forcément déserter son bureau et ne plus y aller. En effet, dans la plupart des cas, les chefs d’entreprise fixent les jours de la semaine où les employés sont autorisés à travailler à distance et ceux où ils doivent se présenter au siège.

Établir une liste des équipements nécessaires

Effectivement, il faudra penser, au préalable, à définir une liste de tous les équipements dont le télétravailleur aura besoin. Si dans son bureau il avait tout à portée de main, ce ne sera pas forcément le cas chez lui.

Pour commencer, il est impératif de penser à l’outil numéro un : l’ordinateur. Par exemple, si l’employé travaillait sur un ordinateur fixe, par exemple, il ne pourra pas l’emporter avec lui.

De plus, si jamais il travaille sur son ordinateur personnel, l’entreprise devra obligatoirement lui offrir une compensation. Bien entendu, il faut également penser à l’imprimante, au scanner, mais aussi à la connexion internet. Sans cette dernière, l’employé ne pourra pas partager de fichiers, sans oublier les outils collaboratifs auxquels il n’aura pas accès.

Mise en place de ces solutions

Grâce aux éditeurs de logiciels de collaboration, les entreprises n’ont aujourd’hui plus aucun mal à installer le télétravail. Visioconférence, softphone, partage d’écran et plus encore, les offres collaboratives se multiplient pour vous permettre de travailler plus efficacement.

Visioconférence

Certains cas de force majeur oblige les employés à prendre toutes les mesures préventives nécessaires. C’est pourquoi, la plupart ont décidé de travailler à domicile.

Pour assurer une communication efficace et à distance entre collaborateurs et chefs d’entreprises, la visioconférence s’avère être l’un des moyens les plus performants. Effectivement, grâce à nos solutions d’outils collaboratifs comme Office Centrex, Zoom et  3CX. Il est désormais possible pour n’importe quel télétravailleur de lancer une conférence vidéo en quelques clics.

Qu’importe l’endroit dans lequel vous vous trouvez, vous n’aurez besoin que d’une connexion internet. Par ailleurs, le lancement de la visioconférence peut se faire à partir d’un PC, d’un smartphone et même du softphone.

Si vous n’êtes pas très calé en technologie, rassurez-vous, vous n’aurez aucun mal à l’utiliser. Au contraire, sa facilité d’utilisation fera en sorte que vous ne puissiez plus vous en passer.

D’ailleurs, pour vous faciliter la tâche davantage, les éditeurs incluent diverses fonctionnalités, afin de vous accompagner durant vos réunions professionnelles à distance. Partage d’écran, messagerie instantanée, annotation sur l’écran partagé, toutes ces options rendront vos réunions encore plus divertissantes que les présentielles.

Enfin, le petit plus des visioconférences, c’est que vous pourrez même enregistrer les réunions, afin de les visionner plus tard. De ce fait, plus aucun détail ne pourra vous échapper.

Il faut aussi savoir que les éditeurs ne limitent pas leurs utilisateurs pour ce qui est du nombre de conférences par jour. Les réunions peuvent donc être programmées à l’avance et se faire de façon quotidienne, tout comme elles peuvent se faire aléatoirement.

Pour ce qui est du nombre de participants, qu’ils soient internes ou externes, il peut aller de 4 jusqu’à 100 participants.

Collaboration documentaire

Une équipe a besoin de communiquer, de coopérer et de s’organiser, afin de continuer à travailler tout aussi efficacement que dans les bureaux. Les outils collaboratifs facilitent toutes ces actions.

En effet, ceux-ci ont révolutionné le télétravail, puisqu’ils permettent à plusieurs coéquipiers de travailler sur la même tâche, si bien que chacun pourra y ajouter de la valeur. Grâce à certaines options, comme le partage de fichiers en ligne, les employés n’ont plus besoin de se déplacer aux locaux de l’entreprise pour avancer sur un projet.

Cela se fait via des plateformes collaboratives où chaque utilisateur a la possibilité de partager des fichiers, et même des dossiers, sur un cloud collaboratif interne. Ses coéquipiers pourront alors y accéder à distance.

Ce système leur permet donc de travailler à plusieurs sur les mêmes documents, ce qui offre un gain de temps conséquent.

Bien entendu, Il faut également retenir que cette gestion électronique des fichiers présente un système d’archivage et de sauvegarde automatique très sécurisés, ce qui rend les risques de perte des fichiers quasi-nuls. De plus, les plateformes d’outils collaboratifs offrent un espace de stockage important, afin de ne pas limiter les utilisateurs.

D’ailleurs, par rapport aux outils classiques, les éditeurs d’outils collaboratifs proposent des offres qui permettent à la fois de simplifier l’organisation des tâches et d’avoir un suivi des activités en temps réel. Gestionnaire des tâches, mises à jour automatiques, système d’annotations, ces plateformes intuitives permettent donc aux équipes de conserver toute leur productivité.

Parmi les nombreuses fonctionnalités que proposent les éditeurs, il y a également les agendas partagés. Les collaborateurs ont alors la possibilité de partager leurs agendas entre eux, ce qui leur permet de mieux s’organiser face aux tâches régulières. D’un autre côté, c’est aussi un bon moyen de programmer des événements, ou dans le cadre du coronavirus, de planifier les réunions en vidéoconférences.

Sur quels critères doit-on se baser pour choisir les bons outils collaboratifs ?

Les entreprises doivent s’équiper des bonnes solutions collaboratives, afin de conserver toute leur autonomie. Néanmoins, la croissance de ces outils a tellement explosé ces dernières années qu’il devient difficile de faire un choix.

De ce fait, avant d’investir dans ces solutions de recours, il convient de prendre en compte quelques critères qui faciliteront votre sélection.

La diversité des fonctionnalités

Si, autrefois, les constructeurs d’outils collaboratifs ne proposaient que des fonctionnalités de base, sachez qu’ils ont bien évolué depuis. Que ce soit pour une grande entreprise ou une simple start-up, l’idéal serait d’avoir un maximum de fonctionnalités.

D’ailleurs, même si vous vous contentez de peu dans un premier temps, vous vous rendrez rapidement compte qu’en évoluant, vos besoins et vos attentes évolueront également. Voilà pourquoi, il est préférable d’offrir à vos équipes un outil collaboratif qui soit complet et surtout adapté à vos activités.

Intuitivité d’utilisation

L’intérêt principal lorsque vous optez pour un outil collaboratif, c’est de rentabiliser votre investissement avec un gain de temps et de productivité. Pour cette raison, il est impératif que celui-ci soit intuitif et facile à utiliser.

De plus, face à la situation actuelle concernant le coronavirus, la plupart des sociétés n’ont pas eu le temps nécessaire pour former leurs employés quant à cette transition. Un bon outil collaboratif est donc un outil qui est facile à mettre en place, mais aussi qui ne nécessite pas de compétences techniques particulières.

Pour espérer que ces salariés puissent continuer à travailler efficacement de chez eux, il faudra donc minutieusement choisir l’outil qui s’adapte à chacun. À titre d’exemple, une simple assistante de direction ne devra pas avoir les mêmes accès que quelqu’un qui occupe le poste de responsable.

L’option multi-devices

Pour pouvoir travailler à domicile en toute facilité, les employés doivent pouvoir accéder aux plateformes collaboratives sur n’importe quel équipement numérique. Smartphones, tablettes ou téléphones portables, tous ces appareils diffèrent en matière de système d’exploitation (Windows, iOS, etc.).

C’est pourquoi, il est impératif de vérifier que les outils collaboratifs choisis soient compatibles avec un maximum d’appareils et de systèmes.

Le coût

Actuellement, les plus grands constructeurs d’outils collaboratifs sont en train de faciliter la transition des entreprises en télétravail.

De plus, il faut savoir que dès lors que vous accédez à un outil collaboratif depuis un simple navigateur, vous évitez des coûts conséquents. Grâce à cela, vous n’aurez plus besoin de payer les frais relatifs aux inscriptions.

Toutefois, si vous souhaitez souscrire à un abonnement, pensez à privilégier les prestataires qui proposent des abonnements modulables, en fonctions de vos besoins.

La qualité du service

Le choix d’un éditeur d’outils collaboratifs doit absolument passer par la qualité de sa prestation. Effectivement, dans des situations de crise, telles que celle que les entreprises sont entrain de traverser, l’éditeur choisi doit être en mesure de conseiller ses clients et de les accompagner dans cette transition.

Pour ce faire, une formation accélérée à distance, un support technique et un centre d’aide sont des éléments indispensables qu’un bon éditeur doit pouvoir offrir à ses potentiels clients.

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