La VoIP Centrex un enjeu majeur pour les entreprises

Pendant de nombreuses années, le choix d’un service téléphonique (Numéris, VoiP, Centrex) était déterminé par son coût. La téléphonie dans le monde professionnel représentait un coût certain, les entreprises étaient à la recherche de  l’offre la plus attrayante financièrement, sans forcément se préoccuper de la technologie mise en œuvre.

Cependant, la numérisation du monde professionnel a transformé l’usage de la téléphonie dans les entreprises. Elle ne se contente plus uniquement de  sa fonction principale de dispositif de communication, l’évolution des  procédés influence dorénavant directement l’aspect productif des équipes, en terme de fonctionnalités pratiques mais aussi par sa synchronisation avec des applications métiers.

Dans le cas présent, le choix d’une  technologie est devenu un enjeu primordial dans la sélection d’un service de téléphonie adéquate aux demandes de l’entreprise. Cette dernière doit alors faire le choix entre un support traditionnel (un PABX, plus commercialisé en France depuis le 15 novembre 2018), une solution IPBX ou encore un réseau téléphonique dématérialisé.

La téléphonie digitalisée, nommée VoIP Centrex, attire actuellement de nombreuses entreprises. Moins coûteuse et plus fonctionnelle, cette offre de téléphonie en Cloud a de multiples atouts. Néanmoins, il reste encore des idées reçues persistantes sur la téléphonie dématérialisée.

Afin, de vous enlever ces idées perçues, nous allons présenter le fonctionnement de la  VoIP Centrex et de ses avantages contrairement aux systèmes basés sur un standard téléphonique physique.

L’évolution de la téléphonie traditionnelle à la téléphonie IP

Les entreprises ont très souvent eu un rôle à haute importance dans l’évolution de la   technologie de la téléphonie fixe. Premièrement, elles  sont à l’origine du standard téléphonique automatique privé, connu sous son abréviation anglaise, PABX (Private Automatic Branch Exchange).

Avant sa création, pour les communications d’une entreprise, qu’elles soient à destination d’un interlocuteur interne ou externe, elles devaient passer par l’intermédiaire d’un standard automatique externe. Concrètement, cela signifie qu’un appel interne ou externe était facturé de la même manière par les opérateurs.

Pour réduire les coûts et donc faire des économies, les entreprises se sont alors équipées de leurs standards téléphoniques personnel. Basé physiquement dans leurs locaux en interne, le PABX a pour but faire la distinction entre les communications suivant  leurs destinataires, ce qui se traduit par la gratuité des appels internes et représente une économie non négligeable pour les entreprises.

Cette envie de réduire absolument les coûts est aussi à l’origine de la technologie de téléphonie IP. La globalisation ayant provoqué la croissance des communications internationales, le montant des factures téléphoniques des entreprises a nettement augmenté.

Dans une configuration de téléphonie traditionnelle, cela est particulièrement onéreux. En comptant les coûts de la communication, les opérateurs appliquent une majoration tarifaire afin de rentabiliser les investissements réalisés pour acheminer un appel dans un pays étranger (par le biais d’accords commerciaux avec des partenaires internationaux). C’est pourquoi, une communication internationale peut avoir un coût beaucoup plus élevé qu’un appel national de la même durée.

Dans une configuration de téléphonie IP, le standard téléphonique (IPBX) n’a plus besoin d’être brancher sur le réseau téléphonique analogique, mais est désormais relié à la connexion internet de l’entreprise. Les communications téléphoniques ne se font donc plus à partir du réseau téléphonique cuivre, mais sont transformées en données numériques, afin de circuler jusqu’aux destinataires sur le réseau web de manière plus rapide et performante.

L’IPBX n’a pas les mêmes inconvénients que le réseau téléphonique cuivre. Qu’on parle d’une communication nationale ou internationale, le coût est très souvent similaire pour l’opérateur. La différence par rapport au circuit téléphonique traditionnel se fait par la création de forfaits téléphoniques en illimité, plus en accord avec les enjeux et demandes actuels des entreprises.

Il va de sois que l’engouement pour la téléphonie IP n’est pas seulement lié à sa souplesse de facturation. Elle attire aussi par ses fonctionnalités évolutives qu’elle intègre (enregistrement des conversations vocales, personnalisation de la sonnerie d’attente…) ainsi que par la simplicité de sa synchronisation avec des outils informatiques.

Les incommodités d’un standard téléphonique physique

Les systèmes PABX et IPBX changent donc principalement par leur support de communication. Néanmoins, ils se pilotent de la même façon : les postes téléphoniques sont rattachés à un standard automatique physiquement basé dans l’entreprise, qui oriente les communications depuis leurs canaux de communication respectifs (réseau téléphonique cuivre ou réseau internet). Cette configuration, qui est la plus populaire dans les entreprises présente néanmoins des inconvénients à prendre en compte en ce qui concerne l’exploitation d’un standard téléphonique physique.

Premièrement, L’obtention de ce genre de matériel représente un budget conséquent pour une entreprise. En effet, plus une entreprise a en sa possession des postes téléphoniques, plus il sera nécessaire d’avoir un standard téléphonique performant, ce qui veut dire des coûts d’acquisition plus importants.

L’achat d’un autocommutateur n’est cependant pas l’unique option à considérer pour les entreprises. Les fournisseurs mettent à disposition désormais des standards téléphoniques en location. Cette option économique est cependant à modérer car elle est fréquemment liée à un engagement contractuel avec votre fournisseur. Sur une période déterminée, vous ne pourrez pas changer de prestataire à moins de vous acquitter d’un dédommagement financier.

Comment fonctionne une téléphonie VoIP Centrex ?

En opposition à ce fonctionnement, il est désormais possible d’avoir des systèmes téléphoniques totalement dématérialisés, comme la VoIP Centrex. Dans cette configuration, les postes téléphoniques sont immédiatement reliés à une connexion internet et entre en interaction avec un standard téléphonique à distance. Physiquement basé dans les infrastructures des opérateurs, les dépenses liées à son bon fonctionnement ne sont  plus un inconvénient pour les entreprises. Elles sont sous la responsabilité de l’opérateur qui les répercute, dans une moindre mesure, sur le montant de ses forfaits téléphoniques.

L’intérêt majeur de la VoIP Centrex est d’associer les structures d’un réseau téléphonique entre plusieurs sociétés. Sans que cela n’impacte la qualité des communications, plusieurs entreprises peuvent utiliser standard téléphonique à distance similaire, ce qui a pour effet de répartir les frais de fonctionnement entre plusieurs sociétés. On estime qu’une entreprise qui effectue sa migration vers une solution VoIP Centrex peut obtenir une économie allant jusqu’à 30% du montant de sa facture téléphonique.

Les 3 principaux avantages de la VoIP Centrex

Moins coûteux, la VoIP Centrex à de nombreux avantages contrairement a un système téléphonique fondé sur un standard physique. Voila trois cas pour lesquels la VoIP Centrex est la solution téléphonique la plus performante est idéale:

L’entreprise multi-sites 

De nos jours il est fréquent qu’une seule entreprise ait plusieurs sites géographiques. Une société peut, par exemple, avoir des bureaux à Marseille, à Lyon ainsi qu’à Lille. Dans cette configuration, le choix de la technologie mise en place pour la téléphonie d’entreprise est un enjeu primordial.

Dans une configuration traditionnelle, chaque site doit avoir son standard téléphonique. Pour notre exemple, cela veut dire que les frais d’obtention et de fonctionnement, déjà important, sont à multiplier par trois !

Grâce à la solution VoIP Centrex, cette multiplication des frais n’a pas lieu d’être. Une fois la mise en place  du réseau Centrex sur chaque site, la facture téléphonique est seulement composée du montant des forfaits liés à chaque poste de l’entreprise. Une économie non négligeable, par rapport à un système basé sur un standard téléphonique physique, qui peut revenir à des milliers d’euros sur le long terme.

Un seul interlocuteur à contacter en cas de dysfonctionnement

Les entreprises qui ont en leur possession un standard téléphonique physique, échangent avec plusieurs sociétés pour assurer le fonctionnement de leur réseau téléphonique. Il y a d’abord l’opérateur, chargé des communications, le fournisseur du standard téléphonique, mais aussi une société de maintenance, dans le cas de figure où elle serait différente de l’équipementier.

En cas de problème technique de votre réseau télécoms, il n’est pas facile  d’identifier la personne  à contacter pour répondre au problème le plus rapidement et efficacement. De plus, il est fréquent que chaque intervenant refuse d’en prendre la responsabilité, rejetant la faute sur l’opérateur, la société de maintenance ou encore l’équipementier.

Dans une configuration VoIP Centrex, il n’y a qu’un seul interlocuteur responsable du bon fonctionnement de votre réseau télécom. En cas de dysfonctionnement, il est donc plus facile d’agir.

Une gestion du parc téléphonique en toute autonomie

Nous l’avons auparavant  énoncé, le standard téléphonique est un équipement relativement complexe à administrer. Les entreprises qui l’utilisent sont dépendantes des sociétés spécialisées. Cela prend en compte à la fois la maintenance du réseau télécoms et son évolution.

Si votre entreprise veut ajouter un nouveau poste téléphonique à son réseau, vous serez obligé de faire appel à une société spécialisée pour créer une nouvelle ligne téléphonique et de l’associer à votre standard téléphonique. Cette intervention peut ainsi s’avérer coûteuse et se chiffrer entre 50€ et 100€ pour chacun des nouveaux postes téléphoniques installés.

En opposition à ce fonctionnement, il est très aisé d’ajouter une nouvelle ligne téléphonique dans une configuration VoIP Centrex. Le standard téléphonique étant digitalisé, votre réseau télécoms se configure à partir d’une interface informatique. Depuis  ce logiciel, vous pouvez relier un numéro d’appel à une ligne téléphonique en toute autonomie. Il suffira seulement de vous connecter avec le nouveau poste téléphonique à votre réseau internet pour qu’il soit fonctionnel.