Office 365 Exchange Online

Exchange Online est une offre de messageries professionnelles qui est leader sur marché. Accessible grâce aux abonnements Microsoft Office 365, cette  notoriété ne doit rien au hasard ! Exchange Online est le serveur de messagerie en ligne et Outlook le client de messagerie permettant de s’y connecter. Voici les avantages qu’apporte ce service collaboratif.

Les Atouts de Microsoft Exchange

Une messagerie personnalisable et professionnelle

Microsoft Exchange Online vous donne la possibilité  échangé avec vos destinataires grâce notamment à des e-mails personnalisés. Il est l’outil le plus adapté pour la gestion de ses mails professionnels. Vous pourrez communiquer avec votre nom de domaine ou créer des signatures personnalisées.

Une messagerie collaborative

Nous l’avons déjà dit plusieurs fois mais Microsoft a su répondre aux demandes et habitudes de travail des entreprises. La collaboration est actuellement une pratique qui est au centre des préoccupations des entreprises.

Exchange Online (et Outlook) répond à ces besoins qui ne cesse d’augmenter grâce à ces services relié comme le partage de calendriers, la planification et délégation de tâches, la centralisation des contacts, l’utilisation de dossiers partagés… et bien d’autres possibilités !

Un accès nomade

Exchange Online répond aux besoins de plus en plus important de mobilité de vos collaborateurs. Exchange, via les services Office 365 vous donneront accès à vos boîtes aux lettres électroniques à n’importe quel endroit, n’importe quand et depuis n’importe quel appareil (PC, portable tablette, Smartphone…) grâce à la synchronisation en directe de vos services 365. Par exemple, si vous perdez votre téléphone. Vous pourrez supprimer vos données personnelles et professionnelles à distance.

Un stockage adapté et évolutif

La capacité de stockage de base est de 50Go par usager. Cette capacité de stockage peut paraître énorme mais elle a  un avantage certain qui est d’éviter les archives et de pouvoir revoir en ligne un large historique de mails. Il ne faut pas négliger le faite que certains abonnés se servent de la messagerie pro Outlook depuis plus de 20 ans. Dans ce cas, on peut comprendre que la synchronisation des archives avec l’espace de stockage de Microsoft Office 365 est un plus pour la pérennité des données. Il est possible de provisionner 100 GO par utilisateur voir  plus.

Une sécurité accrue

Les services de Microsoft sont réputés pour leur grande fiabilité au niveau de la sécurité ! Le tri rastique des courriers indésirables, le dispositif de mise en quarantaine de certains mails ainsi que la personnalisation des filtres de sécurité vous donnent une certaine sérénité quant à la réception de mails « malveillants »

Une boîte aux lettres « intelligentes »

La gestion de votre boite mail est personnalisable grâce notamment à la création de dossiers et sous-dossiers pour une meilleure organisation. L’outil de recherche est lui aussi très efficace, ce qui vous permet d’obtenir de meilleurs résultats et plus rapidement.

Les services Exchange sont relié avec les différents services accessibles dans les abonnements Office 365… vos échanges sur Skype Pro sont enregistrées dans un dossier dédié.

Nous pouvons aussi parler du dossier « courrier pêle-mêle » qui sert à filtrer vos mails par rapport à vos actions passées sur la boîte de réception

Un calendrier performant

Le calendrier propose des options de planification de rendez-vous et réunions. Mais il vous permet aussi de « capturer » des évènements depuis votre boîte mail comme vos réservations d’avion et d’hôtel…

Un calendrier partagé (ou non)

Gérez la gestion des autorisations d’accès à votre calendrier. Grace à cet outil collaboratif vous pourrez vérifier la disponibilité de vos collaborateurs pour la planification d’un événement, vous pourrez réserver un équipement ou une salle de réunion, ou votre assistante pourra également co-éditer votre calendrier…

Il est aussi possible d’identifier des rendez-vous personnels ou privés dans ce calendrier. L’identification de ce type d’événements sera grisée vis-à-vis de vos collaborateurs. Ils n’auront donc pas accès aux détails de vos rendez-vous personnels ou privés.

 Le point sur les fonctionnalités de la messagerie Exchange Online Outlook

Exchange Outlook est un produit Microsoft qui s’adapte parfaitement à l’écosystème Microsoft avec l’OS Windows. Au cours de ces dernières années, Microsoft n’a cessé d’étendre ses horizons en termes d’intégration et de compatibilité. Ainsi,  la messagerie Outlook s’intègre aussi facilement sur Mac que sur Windows, mais aussi sur Android, iOS, etc… D’ailleurs, Microsoft est désormais un des premiers contributeurs mondiaux dans la communauté Open Source.

Pour ce qui est de l’usage de la messagerie Exchange Outlook, une multitude de modifications ont été apportées depuis la version de 2017. Ainsi, une foule de petites options sont venues s’ajouter à l’expérience utilisateur des clients Outlook, notamment les avertissements pour les usagers avant l’envoi même du message (adresse erronée, problème de risque de distribution,…).

De plus, divers modules externes intégrables à la messagerie Outlook permettent de profiter de nombreuses fonctionnalités. Par exemple, le module « FindTime » qui peut être utilisé grâce au service de calendrier synchronisé avec tous les contacts. FindTime qui permet de fixer le meilleur créneau horaire pour des rendez-vous avec plusieurs collaborateurs.

Avec le serveur Exchange, les possibilités en termes de fonctionnalités sont plus larges :   archivage automatique, protection contre la perte de données, limitation des envois de fichiers de l’entreprise en dehors de l’organisation, etc.

Microsoft Exchange Online Outlook VS Gmail

Microsoft Exchange Online est une solution de serveur de messagerie destinée au professionnel. Ce n’est pas l’unique solution de messagerie professionnelle disponible sur le marché mais grâce à ses multiples fonctionnalités et son interconnexion avec les autres produits Microsoft Office 365, il se différencie de la concurrence. Les autres solutions sont encore rares à avoir évolué pour répondre aux attentes des utilisateurs.

Le principal concurrent d’Outlook Pro est le client de messagerie Gmail qui démultiplie les offres pour les professionnels. Désormais il s’intègre dans la suite professionnelle de Google (GSuite ou GApps) en fait un concurrent redoutable pour Exchange. Cependant, certains problèmes ont ralenti cette progression (le mauvais accueil de Google en Chine par exemple). De plus, la suite Google a encore des améliorations à faire au niveau de la sécurité et protection des données, qui est un point capital pour les professionnels

– Intégration de la messagerie Exchange à l’environnement de production : comment ça marche ?

Avec les mises à jour constantes apportées à ses solutions professionnelles par Windows, la messagerie Exchange Outlook s’est totalement adaptée à l’environnement Microsoft. De nombreuses entreprises se servent actuellement la suite de collaboration Microsoft Office 365 et le système d’exploitation Windows pour des raisons de compatibilité, de protection et de gestion des données.

Pour pouvoir profiter entièrement des possibilités des logiciels et services, il est nécessaire de disposer de tous les produits qui sont compatibles les uns avec les autres. Avec la messagerie Exchange, il est possible vous profiterez de toutes les interconnexions avec tout l’environnement Office 365 : intégration de Skype Entreprise pour la gestion des réunions, SharePoint ou One Drive pour échanger les ressources, Planner, OneNote…

La messagerie Exchange accroit la productivité de l’entreprise et permet d’avoir à disposition un service approprié  à chaque action sans avoir besoin  jongler entre plusieurs plateformes.

Migration des données de messagerie mail professionnelle

Si l’entreprise possède déjà une solution de messagerie professionnelle, il faudra d’abord faire une première phase de messagerie vers Exchange. Il est important de savoir qu’en fonction de la messagerie, il ce peut que l’importation des données dans leur totalité présente quelques petites difficultés. Certains intégrateurs de messagerie incitent même à l’abandon d’une partie des données pour éviter un surcoût.

Cependant, la messagerie Exchange Outlook optimise la migration et l’importation des données supérieure aux concurrents. Cela peut être un avantage pour un projet de grande envergure.

Une intervention manuelle ne sera pas nécessaire si le déploiement et la synchronisation des profils des usagers se font de manière automatiser, ce qui permet de gagner du temps.

A savoir que ce déploiement automatique des profils est disponible avec Outlook Exchange. Il est donc possible de démarrer la migration par lot et voir les boîtes mails se déployer de manière progressive.

La migration vers Outlook pro

Plus de disponibilité pour les mails pro. Avec les options Cloud, les entreprises se sont développer vers de nouveaux horizons mais aussi à de nouvelles problématiques. Il est devenu primordial d’exploiter les dispositifs de collaboration et services à l’extérieure du réseau de l’entreprise, surtout en situation de mobilité. Cela c’est développer de manière importante, le périmètre d’action et de protection nécessaire pour assurer les usagers. Il est donc important d’assurer un service grandement disponible pour que la messagerie professionnelle soit performante.

Les serveurs Exchange ont profitée d’une conception pour en faire une solution qui a pour objectif de visée les professionnels. Une équipe technique complète est nécessaire pour la maintenance de l’infrastructure de messagerie et la réalisation de toutes les évolutions et interventions nécessaires.

Synchroniser Exchange Outlook pour tous les périphériques

Pour synchroniser la messagerie professionnelle, « ActiveSync » est un outil majeur de la messagerie Exchange Outlook. Il sert  à accéder à toutes les informations mails comme le calendrier, les pièces jointes ou les contacts sur divers périphériques ou par le biais de différents clients de messagerie comme Outlook par exemple. ActiveSync est un module de synchronisation très performant.

Quelles sont les nouveautés Exchange 2019 ?

En ce qui concerne les nouveautés, Microsoft a procédé à une révision de sa copie sur plusieurs aspects pour Exchange 2019. Au niveau de la  sécurité, il est maintenant possible d’installer directement Exchange 2019 sur Windows Server Core, qui est la version minimaliste de Windows Server. Côté performances, comme les besoins matériels et la puissance serveur se sont augmenté, Exchange peut plus facilement tourner avec des serveurs jusqu’à 48 processeurs et 256GB RAM.

De plus une amélioration significative de l’expérience utilisateur est aussi initiée notamment par la recherche. Ainsi, grâce à la technologie Bing fait maintenant partie d’Exchange 2019 pour augmenter la rapidité des recherches. Cependant, il est plus pratique de partager le calendrier et la fonctionnalité permettant de bloquer un transfert mail sera bientôt disponible.

Une amélioration de l’expérience d’administration a aussi été initiée pour Exchange 2019. Ainsi, il est maintenant plus facile de gérer les permissions usagers  en plus de cela  les administrateurs peuvent gérer directement les événements sur les calendriers de ces derniers.

Microsoft a de plus annoncer que la fonctionnalité de messagerie unifiée ne sera plus accessible  avec Exchange 2019.Pour cause, les intégrations de PBX tiers et Skype for Business Server ne communiqueront plus avec Exchange Server 2019. Les entreprises qui veulent utiliser la solution vont donc devoir passer par Skype for Business Server 2019 avec Cloud Voice mail ou procéder à une migration vers Office 365.

Quels sont les produits connexes à Microsoft Exchange Outlook ?

• Exchange Online

Exchange Online sert à accéder aux courriers électroniques, agendas et contacts et ce, sur tous les types de supports mobiles ou non. Il est disponible dans les offres Business Essentials, Business Premium, E1, et E3.

• Exchange Online Protection

Il s’agit d’un service qui filtre le courrier électronique dans le Cloud qui offre une protection contre les spams, les logiciels malveillants ainsi que les tentatives de violation de stratégie de messagerie. Exchange Online Protection facilite la gestion de l’environnement de messagerie et diminue le nombre de tâches liées à la maintenance du matériel et des logiciels locaux. EOP propose des options de protection déployées sur un réseau international de centres de données permettant d’optimiser l’administration des environnements de messagerie.

• Archivage Exchange Online

C’est une solution d’archivage située sur le Cloud guidant l’entreprise dans la résolution des problèmes concernant  l’archivage, à la conformité, la réglementation et à l’eDiscovery. Archivage Exchange Online est compatible avec Exchange Server 2019, 2016, 2013 et 2010 et est disponible sous forme de service complémentaire pour les messageries hébergées en ligne

Exchange Online disponible dès 3,40 €HT/Mois/Par utilisateur